Rosen Law Firm spart Zeit und Geld mit Vonage Business Communications

Fallstudie zur Geschäftskommunikation: Rosen Law Firm

Das alte System von Rosen Law Firm verlangte von der Anwaltskanzlei eine jährliche Entscheidung, sich verbindlich für eine sehr teure Lösung mit einem unflexiblen Funktionsumfang zu entscheiden, der die benötigten Funktionalitäten fehlten. Die Cloud-gehostete Vonage Business Communications-Lösung bot der Kanzlei robuste Funktionalitäten wie Anrufaufzeichnung und eine mobile App, mit der sie ihre Mitarbeiter mobilisieren und die Effizienz im Arbeitsalltag und von Schulungen steigern konnte, während sie gleichzeitig Geld sparte und Service und Support im Rahmen eines einzigen monatlichen Pakets erhielt.

Ein einziger Tag Anrufaufzeichnungen zahlt [unseren Telefonservice] für ein ganzes Jahr – im wahrsten Sinne des Wortes –, indem die Fähigkeiten eines Mitarbeiters im Laufe eines einzigen Tages verbessert werden.

Lee Rosen

Lee Rosen ist Rechtsanwalt für Familienrecht in North Carolina mit Kanzleien im ganzen Bundesstaat. Er und seine Mitarbeiter bei Rosen Law nutzen Vonage Business als ihre gehostete Telefondienst-Lösung, um von jedem Ort aus zu arbeiten, an dem ein Breitbandanschluss verfügbar ist, und ihren Kunden dabei weiterhin qualitativ hochwertige Telefongespräche zu ermöglichen. Um mehr über Rosen Law Firm zu erfahren, besuchen Sie www.rosen.com

Cloud-gehostete Einsparungen mit weniger IT-Bedarf

Vor einigen Jahren nutzte Rosen Law noch eine lokale Lösung. Ihre Windows^®-Server wiesen alle Probleme auf, die mit einem lokalen Setup einhergehen:  Gebühren im Zusammenhang mit einem IT-Spezialisten, Platzbeschränkungen, Stromrechnungen und häufige Probleme bei Systemänderungen. Sie mussten nicht nur einen Techniker bezahlen, der ins Büro kam, um Änderungen am System vorzunehmen – pro Server –, sondern auch Supportgebühren an ihren Telefondienstanbieter, wobei es sich um eine von der Telefonverbindung völlig separate Gebühr handelte.

„Mit Vonage Business ist das ganz anders, weil es immer etwas Neues gibt und wir dafür nicht extra bezahlen müssen. Es ist alle paar Monate wie eine kleine Belohnung. Das ist fantastisch, weil die meisten von uns daran gewöhnt sind, eine Lösung zu kaufen und dann an sie gebunden zu sein, bis wir etwas Neues kaufen.“

Verbesserte Flexibilität mit einfachem Portalzugang

Rosen merkt an, dass der Wechsel von seiner alten Lösung zu Vonage nahezu nahtlos verlaufen ist und keine Service-Unterbrechungen verursacht hat. Das Unternehmen entschied sich für abgerechnete Nebenstellen für den Konferenzraum, unbegrenzte Nebenstellen für die Mehrheit der Mitarbeitertelefone und virtuelle Nebenstellen für Remote-Mitarbeiter.

„Es ist eine Sache von einer Minute, wenn wir unsere Nebenstellen anpassen müssen. Dazu gehört nichts weiter als sich anzumelden, eine Änderung vorzunehmen, auf „OK“ zu klicken und fertig. Wir können unser gesamtes Setup innerhalb von Minuten ändern.

Rosen Law is eine relativ kleine Anwaltskanzlei, und die Verwaltung von Vonage Business wurde an einen Verwaltungsassistenten delegiert. Wenn Mitarbeiter eine Frage zur Anpassung ihrer Nebenstelle oder zur Verwendung einer Funktion haben, ist diese Person laut Rosen in der Lage, den Rest des Personals schnell und einfach über das System zu unterrichten.

„Die Nutzung des Online-Portals ist nicht schwieriger als ein Online-Spiel – unsere Mitarbeiter verstehen die Konzepte des Portals in nur wenigen Minuten und sie sind ohne jegliche Probleme einsatzbereit.“

Einfache Anpassung und erstklassige Kundenbetreuung

Nach der Schulung für das Benutzerportal fanden die Mitarbeiter von Rosen Law es sehr einfach, sich eigenständig anzumelden, um Änderungen an ihrer Voicemail, ihren „Never Miss a Call“-Einstellungen und mehr vorzunehmen. Wenn sie komplexe Probleme haben, ist Rosen zufolge die Kundenbetreuungsabteilung hilfreich, die mit den Endbenutzern über Probleme spricht und sie wieder auf den richtigen Weg bringt.

„Wir sind sehr zufrieden mit dem Verhalten und der Einstellung des Kundenbetreuungspersonals. Sie führen unsere Benutzer durch das Problem, helfen ihnen, eine Lösung zu finden, und schon kann es losgehen. Bei ihnen landen wir nicht in der üblichen Endlosschleife, in der man immer wieder aufgefordert wird, sich mit einem anderen Anbieter in Verbindung zu setzen.

Den Arbeitsbereich von Anwälten durch bessere Mobilität erweitern

Nur wenige der Benutzer bei Rosen Law sind regelmäßig im Büro. Aufgrund ihrer Reisepläne arbeiten sie in der Regel von einem Café oder Gerichtsgebäude aus und geben an, dass sie mithilfe der mobilen App und Softphones in Verbindung bleiben (es können Gebühren für mobile Daten anfallen).

Anrufaufzeichnung macht Schulungen einfach und erschwinglich

Seit dem Wechsel zu Vonage Business besteht die größte Veränderung für Rosen Law darin, dass es der Kanzlei gelungen ist, ihre Telefonkosten um die Hälfte zu senken. Die Kanzlei hat außerdem den Service „Firmenweites Aufzeichnen von Anrufen“ gebucht und nutzt diesen, um neue und aktuelle Mitarbeiter zu schulen und um zu ermitteln, was bei Telefongesprächen funktioniert und was nicht.

„Die Aufzeichnung von Firmengesprächen ist eine Funktion, die sich direkt auf Ihre Gewinne auswirkt. Diese Funktion bringt uns Geld ein, weil wir diese Anrufe anhören, mit Mitarbeitern sprechen und zusehen können, wie sie sich Stück für Stück verbessern. Ein einziger Tag Anrufaufzeichnungen zahlt [unseren Telefonservice] für ein ganzes Jahr – im wahrsten Sinne des Wortes –, indem die Fähigkeiten eines Mitarbeiters im Laufe eines einzigen Tages verbessert werden.“

Vernetzung von Standorten auf der ganzen Welt

Rosen Law ist es außerdem gelungen, die Kommunikation mit Mitarbeitern am anderen Ende der Welt zu managen – ihr Betriebsspezialist reist viel und bleibt dabei mit hervorragender Klarheit auch aus Spanien, Alaska, Argentinien und Ägypten stets in Verbindung. Und was die Gewinnung und Bindung von Spitzentalenten angeht, so merkt Rosen an, dass die Kanzlei in der Lage war, ihre leitende Anwältin weiterhin zu beschäftigen, als sie in einen anderen Bundesstaat zog – eine HR-Kapazität, die mit einem herkömmlichen Telefonsystem nicht möglich gewesen wäre. Mitarbeiter reisen in ihrer Freizeit, ohne dass dies Auswirkungen auf den Betrieb oder die berufliche Präsenz des Unternehmens hat.

Die Schlussfolgerung? Vonage macht das Geschäft besser.

Rosen Law hat Hunderte von Dollar an ihrem Telefonsystem gespart, es ist der Kanzlei gelungen, ihre Berichts- und Schulungsfunktionen zu erweitern, um eine effektivere Belegschaft aufzubauen, und ihre Mitarbeiter haben eine bessere Work-Life-Balance mit zusätzlichen Reisemöglichkeiten. „Es ist eine Sache, mit einem Mobiltelefon Fernarbeit zu leisten“, so Rosen „doch es ist etwas völlig Anderes, wenn Ihr Computer und Ihr Telefon in ein Gerät integriert sind und Sie diese zusätzliche Funktionalität haben. Sie fühlen sich, als wären Sie im Büro und hätten Ihre üblichen Tools vor sich.“